Zo efficiënt en effectief mogelijk werken, daar streven we graag naar. Maar dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Je kunt immers niet continu ‘aanstaan’, want dan liggen een burn-out en verstoorde werk-privébalans op de loer. Kortom, je kunt er het beste naar streven om de tijd die je werkt zo goed mogelijk te benutten. In dit artikel geven we je 6 tips voor efficiënt en effectief werken.
Wat is efficiënt en effectief werken?
Dan eerst nog even dit, want wat verstaan we nu eigenlijk precies onder die prachtige begrippen? Nog snel een korte uitleg van de termen efficiënt en effectief werken.
Betekenis efficiënt werken: doelmatig, waarbij met zo min mogelijk inspanning (tijd en/of geld), zo snel mogelijk resultaat wordt behaald.
Betekenis effectief werken: handelsmatig en doeltreffend, waarbij het de bedoeling is dat de werkwijze bijdraagt aan de realisatie van het beoogde doel.
Efficiënt werken richt zich in dit geval meer op de snelheid, terwijl effectief werken zich richt op taken die daadwerkelijk bijdragen aan het doel. Deze twee combineren zorgt voor het sneller behalen van je doelen, omdat je snel werkt en focust op wat echt nodig is.
Effectief en efficiënt werken tips!
Deze 6 tips helpen om het werk te prioriteren. Sommige tips klinken misschien logisch, maar het is handig om er even bij stil te staan en ze in de werkroutine te implementeren. Zo wordt effectief en efficiënt werken als vanzelf een gewoonte.
1. Stel duidelijke doelen
Formuleer zowel grote projectdoelen als kleinere, dagelijkse doelen, zodat je zowel grote als kleine successen kunt vieren. Doelen stel je op aan de hand van SMART-criteria, namelijk specifiek, meetbaar, aanvaardbaar, realistisch en tijdgebonden. Door doelen te stellen heb je ook echt iets om naartoe te werken en dat helpt je om effectieve taken vast te stellen.
2. Beslis wat de meest belangrijke en urgente taken zijn
Zet taken op volgorde van prioriteit en volg deze op. Doe dit eventueel met behulp van een to-do lijstje. En kun je niet verder met de ene taak, zet deze on-hold. Blijf niet te lang hangen, maar ga verder met de volgende. Je kunt hier eventueel een kanban-bord voor gebruiken, een visuele tool voor projectmanagement
3. Afleiding minimaliseren, time management is key
Vermijd multitasking, en focus op één taak tegelijk. Stel bijvoorbeeld vaste tijden in om je mail te checken en laat je niet afleiden. Schakel de notificaties van computer en telefoon uit, en zorg voor een opgeruimde werkplek voor een rustgevende setting.
Ook af en toe pauze is belangrijk. Volgens de Pomodoro-techniek is 25 minuten werken, 5 minuten pauze een goede manier. Ook even frisse lucht krijgen (naar buiten gaan) is een prima idee. Het is aan jezelf om een fijne werk-pauzebalans te vinden die bij je past.
TIP: collega’s om je heen? Geef dan gerust aan dat je tijdens bepaalde tijden/momenten niet afgeleid wilt worden. Dat helpt bij effectiever en efficiënter werken.
4. Automatiseren, gebruik tools die productiviteit verhogen
Er is tal van software op de markt waarmee repetitieve taken geautomatiseerd kunnen worden. Verder helpen bepaalde tools bij het verhogen van de werk efficiëntie en effectiviteit. Kijk wat interessant is voor jouw functie en takenpakket. Automatiseer waar mogelijk om tijd te besparen en de kans op fouten te verkleinen.
5. Reflecteer, blijf leren en zoek naar verbeterpunten
Reflecteer wekelijks op het werkproces en ben bereid om aanpassingen te doen als iets niet goed werkt. Je kunt zelf nadenken over het proces, maar ook anderen om feedback vragen. Leer van fouten. Wat ga je de andere keer anders doen? Ben je hier bewust van en aarzel niet om je werkwijze bij te stellen.
TIP: merk je dat je het heel druk hebt en je taken niet op tijd af krijgt? Raak je daardoor in de stress, waardoor je minder effectief en efficiënt werkt? Werkdruk coaching kan je helpen om de werkdruk te verlagen, waardoor prestaties vaak omhoog gaan!
6. Ben zelfbewust over krachten en valkuilen
Je kunt nog zo hard je best doen, maar soms zit het er gewoon niet in. Dat kan tal van redenen hebben. Zit je wel op de juiste plek? Als je hierover twijfelt en je merkt dat dit het proces van effectief en efficiënt werken beïnvloedt, dan is het goed om je huidige functie te heroverwegen. Misschien kom je elders beter tot je recht.
Loopbaanadvies van Verdi Next
Zou je de efficiëntie en effectiviteit in de organisatie willen opschroeven? Maak werknemers bewust van de punten in dit artikel. En twijfel je of ze op de goede plek zitten of dat ze op een andere functie beter tot hun recht komen? Dan ben je wellicht geholpen met professioneel loopbaanadvies van Verdi Next. Competenties en wensen van werknemers worden naar voren gehaald, zodat je er als werkgever voor kan zorgen dat iedereen op de goede plek zit, om efficiënt en effectief werken te stimuleren!
Lees meer over de voordelen van loopbaanadvies
